Rarosinest (di seguito denominato “noi”) attribuisce particolare importanza alla protezione, alla riservatezza e alla sicurezza dei dati personali trattati durante la consultazione del sito, la gestione degli ordini e la fornitura dell’assistenza.
La presente politica illustra i principi e le misure adottati per trattare i dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, e al Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal Decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101.
La presente politica deve essere letta insieme all’Informativa sulla riservatezza e all’Informativa sui cookie pubblicate sul sito.
1. Ambito di applicazione
La presente politica si applica ai dati personali trattati quando una persona:
- consulta il sito;
- crea o utilizza un conto personale;
- inserisce prodotti nel carrello;
- effettua un ordine o un pagamento;
- richiede informazioni su prodotti, disponibilità o consegna;
- presenta una richiesta di annullamento, reso, sostituzione o rimborso;
- contatta il servizio clienti;
- esercita un diritto relativo ai propri dati personali;
- invia una segnalazione o una contestazione.
2. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti mediante il sito è:
Rarosinest
Indirizzo di contatto: 3-27-7 AITA, RIONE ASAMINAMI, CITTÀ DI HIROSHIMA, HIROSHIMA 731-0141, GIAPPONE
Telefono del servizio clienti: +81 (908) 554 58 34
Posta elettronica del servizio clienti: presales@rarosinest.com
Orario di assistenza: dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 14:30 alle 18:00 (ora dell’Europa centrale)
Il titolare determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali e adotta misure adeguate per garantire che il trattamento avvenga nel rispetto degli articoli 5, 24 e 25 del Regolamento (UE) 2016/679.
3. Principi applicati al trattamento
Ai sensi dell’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, trattiamo i dati personali secondo i seguenti principi:
- liceità, correttezza e trasparenza: i dati vengono trattati in modo lecito, comprensibile e trasparente;
- limitazione delle finalità: i dati vengono raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime;
- minimizzazione: raccogliamo soltanto i dati adeguati, pertinenti e necessari;
- esattezza: adottiamo misure ragionevoli per correggere o cancellare i dati inesatti;
- limitazione della conservazione: i dati vengono conservati soltanto per il periodo necessario;
- integrità e riservatezza: i dati vengono protetti mediante misure tecniche e organizzative adeguate;
- responsabilizzazione: siamo in grado di dimostrare il rispetto dei principi applicabili.
4. Categorie di dati personali trattati
In relazione alle attività svolte tramite il sito, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:
- nome e cognome;
- indirizzo di posta elettronica;
- numero di telefono;
- indirizzo di fatturazione e di consegna;
- informazioni relative al conto personale;
- numero, data, importo e stato dell’ordine;
- prodotti acquistati e quantità ordinate;
- informazioni limitate relative alla transazione;
- dati relativi a consegne, annullamenti, resi, sostituzioni e rimborsi;
- contenuto delle comunicazioni inviate al servizio clienti;
- indirizzo di rete, identificativi di sessione e dati tecnici del dispositivo;
- informazioni relative alle pagine consultate e alle funzioni utilizzate;
- dati necessari alla sicurezza, alla prevenzione delle frodi e alla gestione delle contestazioni.
Non richiediamo dati che non siano pertinenti alla gestione del sito, degli ordini, dei pagamenti, delle consegne o dell’assistenza.
5. Finalità del trattamento
I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:
- consentire la navigazione e il corretto funzionamento del sito;
- creare, amministrare e proteggere il conto personale;
- ricevere, verificare e confermare gli ordini;
- elaborare i pagamenti e verificarne l’esito;
- preparare, spedire e consegnare i prodotti;
- inviare conferme e aggiornamenti relativi agli ordini;
- gestire modifiche, annullamenti, resi, sostituzioni e rimborsi;
- rispondere alle richieste del servizio clienti;
- correggere errori nelle informazioni fornite dal cliente;
- adempiere agli obblighi fiscali, contabili e amministrativi;
- prevenire accessi non autorizzati, frodi e utilizzi impropri;
- garantire la sicurezza dei sistemi e delle comunicazioni;
- gestire reclami e contestazioni;
- accertare, esercitare o difendere un diritto;
- rispondere alle richieste delle autorità competenti.
6. Fondamenti del trattamento
Ai sensi dell’articolo 6 del Regolamento (UE) 2016/679, il trattamento dei dati personali si fonda, secondo la finalità perseguita, su una o più delle seguenti condizioni:
- esecuzione del contratto: quando il trattamento è necessario per ricevere, preparare, consegnare o gestire un ordine;
- misure precontrattuali: quando il trattamento è necessario per rispondere a una richiesta effettuata prima dell’acquisto;
- obbligo previsto dalle disposizioni applicabili: quando il trattamento è necessario per adempiere a obblighi fiscali, contabili o amministrativi;
- consenso: quando l’interessato ha espresso una scelta libera, specifica, informata e inequivocabile;
- interesse legittimo: quando il trattamento è necessario per proteggere il sito, prevenire frodi, gestire contestazioni o migliorare la sicurezza, purché non prevalgano i diritti e le libertà dell’interessato;
- tutela di un diritto: quando i dati sono necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto.
7. Consenso
Quando il trattamento si basa sul consenso, questo viene richiesto in modo separato, comprensibile e chiaramente distinguibile dalle altre informazioni.
Ai sensi dell’articolo 7 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può revocare il consenso in qualsiasi momento con la stessa facilità con cui lo ha espresso.
La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Dopo la revoca, il trattamento basato esclusivamente sul consenso viene interrotto, salvo che sussista un diverso fondamento applicabile.
8. Obbligatorietà e facoltatività del conferimento
Il conferimento dei dati indicati come necessari è indispensabile per completare l’ordine, verificare il pagamento, organizzare la consegna, elaborare un rimborso o fornire l’assistenza richiesta.
Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire la conclusione o l’esecuzione dell’ordine.
Il conferimento dei dati indicati come facoltativi è volontario e la loro mancata comunicazione non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali del sito.
9. Protezione dei dati fin dalla progettazione
Conformemente all’articolo 25 del Regolamento (UE) 2016/679, integriamo la protezione dei dati nelle procedure e nei sistemi utilizzati per gestire il sito e gli ordini.
Le impostazioni utilizzate sono configurate, per quanto possibile, in modo da limitare il trattamento ai dati necessari per ciascuna finalità.
Valutiamo la quantità dei dati raccolti, l’estensione del trattamento, il periodo di conservazione e il numero di persone autorizzate ad accedere alle informazioni.
10. Accesso autorizzato ai dati
L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente alle persone autorizzate che necessitano delle informazioni per svolgere le attività assegnate.
Le persone autorizzate ricevono istruzioni adeguate e sono tenute a:
- utilizzare i dati esclusivamente per le finalità indicate;
- rispettare gli obblighi di riservatezza;
- proteggere le credenziali di accesso;
- non comunicare i dati a soggetti non autorizzati;
- segnalare tempestivamente anomalie o eventi di sicurezza;
- rispettare le procedure di conservazione e cancellazione.
11. Soggetti incaricati del trattamento
Per svolgere determinate attività possiamo avvalerci di soggetti che trattano dati personali per nostro conto, nei limiti delle istruzioni ricevute.
Tali soggetti possono comprendere:
- fornitori di infrastrutture informatiche e conservazione dei dati;
- soggetti incaricati della gestione dei pagamenti;
- trasportatori e operatori incaricati della consegna;
- fornitori di assistenza tecnica e sicurezza informatica;
- consulenti fiscali, contabili e professionali;
- soggetti incaricati di prevenire frodi o operazioni non autorizzate.
La selezione e la gestione di tali soggetti avvengono nel rispetto dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Il rapporto è disciplinato da istruzioni che definiscono oggetto, durata, natura, finalità del trattamento, categorie di dati, misure di sicurezza e obblighi di riservatezza.
12. Comunicazione dei dati
I dati personali possono essere comunicati soltanto nella misura necessaria a:
- eseguire l’ordine;
- gestire il pagamento;
- organizzare la consegna;
- fornire assistenza;
- adempiere a obblighi fiscali e contabili;
- proteggere il sito e prevenire frodi;
- rispondere a richieste delle autorità competenti;
- accertare, esercitare o difendere un diritto.
Non vendiamo i dati personali e non li mettiamo a disposizione in cambio di denaro.
13. Conservazione dei dati personali
I dati vengono conservati per il periodo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione previsto dall’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679.
- I dati relativi a ordini, pagamenti, fatture e documentazione contabile vengono conservati per il periodo richiesto dagli obblighi fiscali e contabili applicabili, normalmente fino a 10 anni.
- I dati relativi al conto personale vengono conservati fino alla chiusura del conto, salvo che una conservazione ulteriore sia necessaria per gestire ordini, contestazioni o obblighi applicabili.
- Le comunicazioni con il servizio clienti vengono conservate per il tempo necessario alla gestione della richiesta e alla tutela delle parti.
- I dati relativi a resi, sostituzioni e rimborsi vengono conservati insieme alla documentazione dell’ordine.
- I dati tecnici e di sicurezza vengono conservati per il tempo necessario a rilevare anomalie, prevenire abusi e proteggere i sistemi.
- I dati trattati sulla base del consenso vengono conservati fino alla revoca o fino alla cessazione della finalità indicata.
Al termine del periodo applicabile, i dati vengono cancellati, resi anonimi oppure conservati esclusivamente per adempiere a un obbligo o tutelare un diritto.
14. Sicurezza del trattamento
Ai sensi dell’articolo 32 del Regolamento (UE) 2016/679, adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al livello di rischio per proteggere i dati personali da distruzione, perdita, modifica, divulgazione, accesso o utilizzo non autorizzato.
Le misure possono comprendere:
- protezione delle comunicazioni trasmesse tramite il sito;
- controlli sulle autorizzazioni di accesso;
- limitazione dell’accesso secondo le funzioni svolte;
- protezione delle credenziali;
- registrazione e verifica degli eventi di sicurezza;
- copie di sicurezza e procedure di ripristino;
- verifiche periodiche dell’efficacia delle misure adottate;
- procedure per la gestione degli eventi di sicurezza;
- formazione e istruzioni per le persone autorizzate.
Le misure vengono riesaminate tenendo conto dello stato delle conoscenze tecniche, dei costi di attuazione, della natura dei dati, delle finalità del trattamento e dei rischi per le persone interessate.
15. Violazione dei dati personali
Una violazione dei dati personali può comprendere la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso non autorizzato ai dati trattati.
In presenza di un possibile evento di sicurezza:
- valutiamo tempestivamente la natura e l’estensione dell’evento;
- adottiamo misure per limitarne le conseguenze;
- documentiamo i fatti, gli effetti e le misure adottate;
- valutiamo il rischio per i diritti e le libertà delle persone interessate;
- effettuiamo le comunicazioni richieste dagli articoli 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679.
Quando una violazione può comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone, viene effettuata la comunicazione all’autorità competente senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne siamo venuti a conoscenza.
Quando la violazione può comportare un rischio elevato, le persone interessate vengono informate senza ingiustificato ritardo, salvo che ricorra una delle condizioni previste dall’articolo 34 del Regolamento (UE) 2016/679.
16. Registro delle attività di trattamento
Quando richiesto dall’articolo 30 del Regolamento (UE) 2016/679, manteniamo un registro delle attività di trattamento contenente le informazioni relative a:
- finalità del trattamento;
- categorie di persone interessate;
- categorie di dati personali;
- categorie di destinatari;
- periodi di conservazione previsti;
- misure tecniche e organizzative di sicurezza.
17. Valutazione dei rischi
Prima di introdurre un trattamento che possa comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone, effettuiamo una valutazione delle conseguenze e delle misure necessarie.
Quando ricorrono le condizioni previste dall’articolo 35 del Regolamento (UE) 2016/679, viene effettuata una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
La valutazione considera la natura, l’ambito, il contesto, le finalità, la necessità, la proporzionalità, i rischi e le misure previste per affrontarli.
18. Decisioni automatizzate
Non adottiamo decisioni basate esclusivamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o conseguenze analogamente significative per il cliente ai sensi dell’articolo 22 del Regolamento (UE) 2016/679.
Possono essere utilizzati controlli automatizzati per individuare operazioni anomale o potenzialmente fraudolente. Quando tali controlli incidono sulla gestione di un ordine, viene effettuata una verifica adeguata prima di una decisione definitiva.
19. Diritti della persona interessata
Nei casi previsti dagli articoli 15–22 del Regolamento (UE) 2016/679, la persona interessata può esercitare i seguenti diritti:
- diritto di accesso: ottenere conferma dell’esistenza del trattamento e ricevere una copia dei propri dati;
- diritto di rettifica: correggere dati inesatti e integrare dati incompleti;
- diritto alla cancellazione: richiedere la cancellazione quando ricorrono le condizioni previste;
- diritto di limitazione: richiedere che il trattamento venga temporaneamente limitato;
- diritto alla portabilità: ricevere i dati forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
- diritto di opposizione: opporsi al trattamento fondato su un interesse legittimo;
- diritto di revoca: revocare il consenso in qualsiasi momento;
- diritto relativo alle decisioni automatizzate: non essere sottoposto, nei casi previsti, a una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato.
20. Diritto di accesso
Ai sensi dell’articolo 15 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può ottenere informazioni relative a:
- finalità del trattamento;
- categorie di dati trattati;
- destinatari o categorie di destinatari;
- periodo di conservazione previsto;
- diritti esercitabili;
- origine dei dati, quando non raccolti direttamente;
- eventuale esistenza di decisioni automatizzate;
- garanzie applicabili alle modalità di trattamento.
21. Diritto di rettifica
Ai sensi dell’articolo 16 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può richiedere la correzione dei dati inesatti e l’integrazione dei dati incompleti.
Per evitare ritardi nella consegna o nell’assistenza, il cliente è invitato a comunicarci tempestivamente eventuali modifiche dei propri dati di contatto o dell’indirizzo.
22. Diritto alla cancellazione
Ai sensi dell’articolo 17 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può richiedere la cancellazione dei dati quando:
- i dati non sono più necessari rispetto alle finalità originarie;
- il consenso viene revocato e non sussiste un altro fondamento;
- l’interessato si oppone al trattamento e non sussistono motivi prevalenti;
- i dati sono stati trattati illecitamente;
- la cancellazione è necessaria per adempiere a un obbligo applicabile.
La cancellazione può non essere possibile quando la conservazione è necessaria per adempiere a obblighi fiscali o contabili, gestire una contestazione oppure accertare, esercitare o difendere un diritto.
23. Diritto di limitazione
Ai sensi dell’articolo 18 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può richiedere la limitazione del trattamento quando:
- contesta l’esattezza dei dati;
- il trattamento è illecito ma si oppone alla cancellazione;
- i dati non sono più necessari, ma servono per tutelare un diritto;
- si è opposto al trattamento e la verifica dei motivi è ancora in corso.
24. Diritto alla portabilità
Ai sensi dell’articolo 20 del Regolamento (UE) 2016/679, quando il trattamento si basa sul consenso o sul contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati, l’interessato può ricevere i dati forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Quando tecnicamente possibile, l’interessato può richiedere la trasmissione diretta dei dati a un altro titolare.
25. Diritto di opposizione
Ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento fondato su un interesse legittimo.
In seguito all’opposizione, interrompiamo il trattamento salvo che dimostriamo l’esistenza di motivi cogenti prevalenti oppure che il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto.
26. Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste relative ai dati personali possono essere inviate a presales@rarosinest.com.
La richiesta deve indicare:
- nome e cognome del richiedente;
- indirizzo di posta elettronica associato all’ordine o al conto;
- numero dell’ordine, quando pertinente;
- diritto che si intende esercitare;
- informazioni utili a individuare i dati interessati.
Possiamo richiedere informazioni aggiuntive ragionevolmente necessarie per verificare l’identità del richiedente e proteggere i dati da accessi non autorizzati.
27. Tempi di risposta
Ai sensi dell’articolo 12 del Regolamento (UE) 2016/679, rispondiamo alle richieste senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dal ricevimento.
In presenza di richieste particolarmente complesse o numerose, il termine può essere esteso di ulteriori due mesi. In tal caso, comunicheremo l’estensione e le relative motivazioni entro il primo mese.
L’esercizio dei diritti è normalmente gratuito. In presenza di richieste manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, possiamo richiedere un contributo ragionevole oppure rifiutare la richiesta nei casi consentiti dall’articolo 12 del Regolamento (UE) 2016/679.
28. Reclamo
La persona interessata che ritenga non corretto il trattamento dei propri dati può contattarci per richiedere chiarimenti o una verifica.
Resta possibile presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 141 del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
L’esercizio del diritto di reclamo non pregiudica la possibilità di ricorrere agli altri strumenti di tutela previsti dagli articoli 78, 79 e 82 del Regolamento (UE) 2016/679.
29. Collaborazione con l’autorità competente
Collaboriamo con l’autorità competente nello svolgimento dei compiti previsti dall’articolo 31 del Regolamento (UE) 2016/679.
Le richieste ricevute dall’autorità vengono esaminate e gestite nei termini e secondo le modalità applicabili.
30. Aggiornamento delle informazioni
Il cliente è invitato a mantenere aggiornati i propri dati personali, in particolare l’indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono e l’indirizzo di consegna.
Le richieste di rettifica devono essere inviate tempestivamente. Le modifiche all’indirizzo di consegna non possono essere garantite quando l’ordine è già stato spedito.
31. Collegamenti ad altre pagine
Il sito può contenere collegamenti a pagine informative gestite da altri soggetti. Le modalità di trattamento applicate su tali pagine sono descritte nelle rispettive informative.
Prima di fornire dati personali attraverso una pagina diversa dal nostro sito, si consiglia di leggere attentamente le informazioni disponibili.
32. Modifiche alla presente politica
Possiamo aggiornare la presente Politica sulla protezione dei dati personali per riflettere modifiche nelle attività di trattamento, nei sistemi utilizzati o nelle disposizioni applicabili.
La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina e si applica dalla data della pubblicazione.
Qualora una modifica incida in modo significativo sulle modalità di trattamento dei dati personali, forniremo un avviso adeguato prima della sua applicazione.